Leo, gostaria de saber como vocês organizam o TcheLinux e os eventos
locais.
Bom, o modelo dos eventos do Tchelinux que temos hoje em dia é
resultado praticamente de 3 anos de trabalho.
Logo no começo definimos o escopo dos eventos, isto é conferências
gratuitas em Universidades para divulgação do Software Livre através
de palestras técnicas sobre diversos temas, uma vez que os eventos
deveriam atender os mais variados tipos de público. De lá para cá a
gente tem apenas refinado o processo para tornar o evento melhor.
O processo de organização começa pela definição do calendário do
grupo. Ainda em Novembro, logo após a realização da conferência de
final de ano eu entro em contato com todas Universidades visitadas
durante o ano na tentativa de estabelecer uma data com bastante
antecedência para que possamos nos provisionar, e no final de Janeiro
anunciamos publicamente onde o Tchelinux estará durante o ano.
Cerca de 50 dias antes de cada evento é anunciada a chamada de
trabalhos que dura entre 10 a 15 dias e ao seu término são escolhidas
as apresentações que irão entrar na grade do evento. A quantidade de
vagas é definida a partir do número de salas disponibilizados pelas
Universidades que recebem o Tchelinux e as palestras são definidas em
função do número de salas, horários e propostas de palestra.
O site do evento vai ao ar com cerca de 30 dias antes, já com a
programação definida de com o formulário de inscrições aberto. A
divulgação do evento começa com o a publicação oficial do evento no
site, seguido pelo anúncio na lista de discussão do Tchelinux. Neste
email além das datas são disponibilizados banners e a arte dos
cartazes para que os próprios membros do grupo ajudem na divulgação
seja esta em seus sites, blogs ou até mesmo imprimindo cartazes para
colocar em sua Empresa/Escola/Universidade. Parece pequeno, mas a
notícia se espalha rápido demais pois a lista de discussão do grupo
hoje tem mais de 1000 participantes.
Além do site e da lista de discussão, o evento também é divulgado no
Twitter, Orkut e em sites de notícias como NoticiasLinux, BR-Linux e
mais recentemente no Viva o Linux. Durante o FISL conversei com o
Rafael da LinuxMagazine e possivelmente teremos um espaço na listagem
de eventos publicada mensalmente na Revista.
O ciclo dos eventos de cada evento é de aproximadamente 60 dias, desde
o anúncio do Call for Papers até a publicação de slides, envio de
atestados e a atualização das contas no site. O trabalho todo acima é
mantido atualmente por 3 pessoas.
Eu cuido da parte operacional e logística, o Douglas Landgraf dos
scripts e sistemas que utilizamos e o Jeffman modera as listas.
Como mobilizam o pessoal para viajar pelo estado?
Como definimos os calendários bastante antecedência dá tempo do
pessoal que ajuda organizar. Nos eventos fora de Porto Alegre locamos
uma Van quando temos uma quantidade maior de palestrantes e
voluntários. Quando o grupo é menor e a distância é pequena vamos no
carro de alguém e quando a distância é muito grande e o número de
voluntários é pequeno demais vamos de ônibus.
Você recebem patrocinio de alguém ?
Geralmente não. Em boa parte dos eventos do interior os membros
custeiam suas despesas e algumas vezes quando conseguimos vender
material do grupo nós ressarcimos pelo menos uma parte do valor gasto.
Este ano tivemos apoio apenas de duas Universidades que pagaram uma
Van para transportar os voluntários, entretanto em boa parte das
situações a gente usa dinheiro próprio para fazer.
--
Leonardo Menezes Vaz
++55 51 91568225
www.tchelinux.org